O Planejamento para 2012. O PDCA passo a passo.

Reta final do ano de 2011 e muitos de nós começamos (ou pelo menos deveríamos) pensar no projeto de vida para 2012. Como de costume, o novo período traz consigo a expectativa da realização de inúmeros desejos, mas, infelizmente, muitos de nós, não conseguimos realizá-los, e em grande parte das vezes, porque, nos desviamos do foco necessário.

O objetivo desse texto é exemplificar, de modo simples, a utilização de uma das ferramentas mais eficiente e adotada, pelas organizações, para planejamento de ações necessárias, o ciclo PDCA.

O PDCA é aplicado para se atingir resultados dentro de um sistema de gestão e pode ser utilizado em qualquer empresa de forma a garantir o sucesso nos negócios, independentemente da área de atuação da empresa.

O ciclo começa pelo planejamento, em seguida a ação ou conjunto de ações planejadas são executadas, checa-se se o que foi feito estava de acordo com o planejado, constantemente e repetidamente (ciclicamente), e toma-se uma ação para eliminar ou ao menos mitigar defeitos no produto ou na execução.

Os passos são os seguintes:

• Plan (planejamento) : estabelecer uma meta ou identificar o problema (um problema tem o sentido daquilo que impede o alcance dos resultados esperados, ou seja, o alcance da meta); analisar o fenômeno (analisar os dados relacionados ao problema); analisar o processo (descobrir as causas fundamentais dos problemas) e elaborar um plano de ação.
• Do (execução) : realizar, executar as atividades conforme o plano de ação.
• Check (verificação) : monitorar e avaliar periodicamente os resultados, avaliar processos e resultados, confrontando-os com o planejado, objetivos, especificações e estado desejado, consolidando as informações, eventualmente confeccionando relatórios. Atualizar ou implantar a gestão à vista.
• Act (ação) : Agir de acordo com o avaliado e de acordo com os relatórios, eventualmente determinar e confeccionar novos planos de ação, de forma a melhorar a qualidade, eficiência e eficácia, aprimorando a execução e corrigindo eventuais falhas.

Origem: Wikipédia, a enciclopédia livre.

Vamos então, ao que nos interessa. Como aplicar esses passos em nosso dia a dia.

O primeiro passo, é o processo de planejamento. Nesse momento, é crucial, entendermos o que queremos para nosso projeto de vida, para determinarmos, objetivos que estejam alinhados à ele. Nesse processo, devemos proceder assim:

• Estabeleça objetivos claros e que possam ser atingidos com o tempo determinado (para que você não desanime no meio do caminho).
• Estabeleça prazos para alcançar cada um dos objetivos. Determine objetivos menores com prazos mais curtos, ou mesmo, faça o detalhamento do seu objetivo macro, em objetivos menores, para que você os alcance com o passar do tempo.

Por exemplo, imagine que sua meta é comprar um computador que custe R$ 1600,00 até 30/03/12. Você pode, desmembrar essa meta, em metas menores, como por exemplo, comprar o monitor até 31/01/12, comprar o CPU até 29/02/12 e comprar os periféricos no período até 30/03/12.

• Avalie os recursos disponíveis e os necessários para atingimento das metas e quais os meios que irá utilizar para levantar esses recursos.

O segundo passo é o processo de desenvolvimento, execução. Aqui, devemos proceder assim:

• Comece a executar as ações as ações planejadas para alcançarmos os objetivos estabelecidos.

Por exemplo, imagine que sua meta é comprar uma TV 40” que custe R$ 3000,00 até 30/06/12. Para isso, você deve, guardar a quantia de R$ 500,00 mensalmente, e portanto, você irá reduzir os passeios de fim de semana e custos desnecessários, de modo a economizar R$ 100,00 por mês.

O próximo e terceiro passo é o processo de controle. Nessa etapa, faça assim:

• Avalie periodicamente se os objetivos propostos tem sido alcançados.

Vamos esclarecer isso, com base no exemplo anterior. Imagine que ao fim do mês de março, você tenha guardado R$ 800,00 quando deveria ter R$ 1500,00. Isso indica que, certamente, você não irá atingir sua meta, ao menos que, adote ações diferentes para retomar o plano de ação inicial.

O quarto e último passo é o processo de ação. Essa etapa, na verdade, deve ser vista como ações de melhorias, isto é,  quais ações devemos tomar para retomar o planejamento inicial.

Para o exemplo que adotamos, devemos saltar de R$ 800,00 no fim de março, para R$ 2000,00 até 30/04/12. Para tanto, é necessário analisar possibilidades de arrecadação de renda adicional, como por exemplo, o trabalho em horas extras, ou, o desenvolvimento de outra atividade remunerada.

É importante ressaltar, que como o nome sugere, as etapas do PDCA, devem acontecer repetidamente. Assim, estaremos, continuamente, planejando, executando, controlando e melhorando todas as etapas inerentes aos objetivos estabelecidos em nosso projeto de vida.

Finalmente, gostaria de salientar que, Planejamento na verdade, é uma forma de vida. Podemos (e devemos) adotar os passos descritos acima, em nosso trabalho, família, amigos, ações sociais, enfim, em tudo. Aprimore esses conceitos. Se informe cada vez mais. Se precisar de auxilio, entre em contato comigo. Será um prazer crescer em conhecimento contigo.

Engº Cleber Luciano.